L\u2019Office vaudois de l\u2019assurance-invalidit\u00e9 est n\u00e9 en 1995, avec l\u2019entr\u00e9e en vigueur de la 3e r\u00e9vision de l\u2019AI. \u00c0 l\u2019\u00e9poque, le personnel ne d\u00e9passait pas 95 personnes. Aujourd\u2019hui, l\u2019effectif se monte \u00e0 330 collaboratrices et collaborateurs. Cette croissance n\u2019a pas \u00e9t\u00e9 sans exiger une extension consid\u00e9rable des locaux: le si\u00e8ge de l\u2019OAI Vaud, au num\u00e9ro 8 de l\u2019avenue G\u00e9n\u00e9ral Guisan, \u00e0 Vevey, a \u00e9t\u00e9 agrandi par la construction d\u2019immeubles contigus.<\/p>\n
Au moment d\u2019agrandir le site, les responsables se sont pench\u00e9s avec soin sur les questions relatives \u00e0 la gestion du courrier. La croissance rapide de l\u2019office AI avait en effet entra\u00een\u00e9 un renforcement progressif du service du courrier. Il en est r\u00e9sult\u00e9 une diss\u00e9mination des fonctions sur le site. Le local initialement r\u00e9serv\u00e9 \u00e0 ces services \u00e9tait devenu trop exigu.<\/p>\n
Construire au c\u0153ur de la cit\u00e9 oblige \u00e0 se soumettre \u00e0 de nombreuses contraintes. Donc, \u00e0 faire des compromis. En ce qui concerne le service du courrier, il a fallu agencer celui-ci dans un local tr\u00e8s bien situ\u00e9 en mati\u00e8re d\u2019acc\u00e8s au b\u00e2timent \u2013 pour le courrier entrant et sortant \u2013 mais relativement long et \u00e9troit. Cette caract\u00e9ristique exigeait passablement d\u2019ing\u00e9niosit\u00e9 de la part des planificateurs pour assurer une gestion optimale des flux.<\/p>\n
Jean-Paul Morel, vice-directeur de l\u2019OAI Vaud, est p\u00e9remptoire: \u00abLe service du courrier est le centre n\u00e9vralgique de notre office: par ann\u00e9e, nous recevons 171\u2018000 documents, repr\u00e9sentant 730\u2018000 pages, et en exp\u00e9dions 407\u2018000 \u2013 tendance croissante.\u00bb Conscient des difficult\u00e9s qui l\u2019attendait, l\u2019OAI a d\u00e9cid\u00e9 de ne pas mettre directement l\u2019agencement de la salle de courrier au concours, mais de proc\u00e9der d\u2019abord \u00e0 un audit approfondi.<\/p>\n
Un an avant le d\u00e9marrage du projet, l\u2019OAI Vaud a pri\u00e9 Syspost de proc\u00e9der \u00e0 une \u00e9tude des besoins puis de soumettre une proposition de solution. Ce mandat \u00e9tait attribu\u00e9 sans pr\u00e9judice du choix ult\u00e9rieur du fournisseur des \u00e9quipements. Syspost a analys\u00e9 les structures et le fonctionnement du service du courrier de l\u2019OAI, ainsi que les plans du b\u00e2timent et du local attribu\u00e9 au service du courrier.<\/p>\n
Soucieux de sa r\u00e9putation de rapidit\u00e9 et d\u2019efficacit\u00e9, l\u2019OAI Vaud s\u2019impose de traiter le courrier entrant dans la journ\u00e9e. Cela implique un traitement acc\u00e9l\u00e9r\u00e9 des documents entrants. Ceux-ci sont tri\u00e9s \u00e0 r\u00e9ception selon une batterie de crit\u00e8res, puis achemin\u00e9s aux postes de scanning qui les num\u00e9risent et les enregistrent suivant de nombreux crit\u00e8res. Les conseillers de l\u2019OAI acc\u00e8dent direc-\u2028tement \u00e0 ces enregistrements et les traitent individuellement. L\u2019un des principaux d\u00e9fis \u00e0 relever concernait l\u2019int\u00e9gration du service de scannage dans le service de r\u00e9ception et d\u2019envoi du courrier. Jusqu\u2019alors, ces deux servi-ces \u00e9taient ind\u00e9pendants l\u2019un de l\u2019autre. La solution pr\u00e9conis\u00e9e par Syspost prenait ce d\u00e9fi en consid\u00e9ration.<\/p>\n
Apr\u00e8s \u00e9valuation de l\u2019audit par l\u2019OAI, Syspost a re\u00e7u le mandat d\u2019agencer le nouveau local du courrier. La planification s\u2019est faite en \u00e9troite coordination avec l\u2019OAI. Jean-Paul Morel: \u00abLa coop\u00e9ration a \u00e9t\u00e9 exemplaire. Syspost a combin\u00e9 les r\u00e9sultats de ses analyses avec nos exp\u00e9riences ant\u00e9rieures et nos exigences actuelles et futures pour mettre en place sur 200 m\u00b2 seulement plus de 20 postes de travail ergonomiques \u2013 malgr\u00e9 les contraintes architecturales.\u00bb<\/p>\n
Syspost a int\u00e9gr\u00e9 dans son concept d\u00e9finitif les \u00e9quipement pr\u00e9existants. Le nouveau mat\u00e9riel requis pour les postes de tri, de scannage, de distribution, de lev\u00e9e et d\u2019envoi du courrier a \u00e9t\u00e9 s\u00e9lectionn\u00e9 en fonction de son ad\u00e9quation aux nouveaux processus. Gr\u00e2ce \u00e0 un programme ad hoc de formation du personnel, le nouveau centre du courrier a \u00e9t\u00e9 imm\u00e9diatement op\u00e9rationnel \u00e0 100%.<\/p>\n
R\u00e9sultat: une productivit\u00e9 nettement accrue et une \u00e9conomie de personnel \u00e9quivalant \u00e0 deux emplois \u00e0 plein temps. Les r\u00e9ductions d\u2019emploi ont pu se faire sans licenciement, ce qui a contribu\u00e9 \u00e0 sauvegarder le haut niveau de satis\u00adfaction et la motivation du personnel.<\/p>\n
Case Study: Die waadtl\u00e4ndische IV-Stelle OAI (Office de l\u2019assurance-invalidit\u00e9), Vevey<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
L\u2019Office vaudois de l\u2019assurance-invalidit\u00e9 est n\u00e9 en 1995, avec l\u2019entr\u00e9e en vigueur de la 3e r\u00e9vision de l\u2019AI. \u00c0 l\u2019\u00e9poque, le personnel ne d\u00e9passait pas 95 personnes. Aujourd\u2019hui, l\u2019effectif se monte \u00e0 330 collaboratrices et collaborateurs. Cette croissance n\u2019a pas \u00e9t\u00e9 sans exiger une extension consid\u00e9rable des locaux: le si\u00e8ge de l\u2019OAI Vaud, au num\u00e9ro 8 de l\u2019avenue G\u00e9n\u00e9ral Guisan, \u00e0 Vevey, a \u00e9t\u00e9 agrandi par la construction d\u2019immeubles contigus.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":918,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[22],"tags":[],"class_list":{"0":"post-1576","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-etude-de-cas"},"yoast_head":"\n