Pourquoi les objets devraient-ils faire l’objet d’un suivi en interne?
Les raisons en sont multiples : sécurité, justification, gain de temps, transparence, service, abolition du papier, transfert de responsabilité, etc.
L’argument selon lequel « un petit volume quotidien de courrier recommandé ou de colis est livré à l’entreprise » est une mauvaise approche. Il s’agit de la valance d’une expédition. Cela peut concerner une grande variété d’objets qui entrent, circulent et sortent dans une entreprise.
Imaginez un fabricant de montres qui reçoit de précieuses montres à réparer. L’objet doit passer par différents points de processus en interne jusqu’à ce qu’il quitte l’usine, réparé et en parfait état et que son parcours dans l’entreprise soit traçable. Les pièces de production précieuses en or, argent et acier inoxydable, qui doivent être transportées en interne de l’entrepôt aux lignes, ne doivent pas disparaître.
Si un envoi sensible ou un objet de valeur est perdu en interne ou s’il est égaré temporairement, c’est littéralement la panique! Une recherche longue et coûteuse commence.
Le temps, c’est de l’argent!
Vous trouverez ci-dessous les avantages du suivi en interne par rapport à un traitement conventionnel. Ce sont des économies directes, qui sont réalisées en faisant gagner du temps aux utilisateurs.
- Temps de réception pour le tri préalable et la distribution
Le gain de productivité par rapport à des solutions conventionnelles identiques est de 50% lors de l’enregistrement au moment de la réception des objets et de 20% lors du transfert ou de la distribution de ces objets. - Intégration
La formation d’un nouvel utilisateur est d’environ 8 heures. Il est ensuite capable de trier et de distribuer des objets. Il est guidé et soutenu par l’outil, par ex. ISITRAC. - Temps de traitement des erreurs de tri et de distribution
Le taux d’erreur lors du tri et de la distribution d’objets est très faible. Vous gagnez du temps qui serait autrement perdu lors du traitement d’objets mal distribués- Gain de temps car il n’y a pas de traitement des réclamations
- Gain de temps car il n’y a pas de nouveau tri
- Mise à jour des plans de tri et de distribution
La fonction automatique permet de mettre à jour immédiatement le plan de tri et de distribution. De cette façon, vous évitez toutes les erreurs et vous gagnez du temps qui serait autrement perdu pour l’élimination de ces erreurs. En plus vous gagnez du temps lors de la mise à jour des tableaux, fichiers et carnets d’adresses dont il faut tenir compte en cas de tri manuel. - Comptage et impression de statistiques
Le suivi permet des comptages automatiques et la mise en place d’un reporting automatique. Vous gagnez du temps qui serait autrement perdu pour tous les décomptes manuels et encodages sur l’ordinateur pour la génération de rapports. - Livraison de messages ou appels téléphoniques pour informer le destinataire
La fonction « e-mail » permet la notification automatique d’un destinataire. Vous gagnez du temps qui serait autrement perdu par les messages et les appels. - Recherche
Grâce aux fonctions de recherche selon plusieurs critères dans la base de données, vous pouvez trouver rapidement les informations dont vous avez besoin. - Temps d’archivage
Sans papier : vous gagnez du temps qui serait autrement perdu pour l’archivage des documents de suivi d’expédition conventionnels.
