Lexique terminologique

Organisation du courrier

Terme anglais pour désigner la gestion et l’organisation électronique, assistée par base de données de documents digitalisés. Ce terme s’applique également au courrier électronique depuis sa réception jusqu’à son archivage.

Terme anglais pour désigner les méthodes, les technologies et les outils destinés à la saisie, l’administration, la sauvegarde, la conservation et la mise à disposition de contenus et de documents, et qui soutiennent les processus d’organisation au sein de l’entreprise.

Les envois d’expéditeurs externes ne sont considérés comme courrier externe que durant leur trajet entre le lieu d’expédition et l’entreprise destinataire.

Courrier qui doit être remis d’un expéditeur interne à un destinataire interne. Un email expédié en interne est également considéré comme courrier intra-entreprise.

Dès qu’un envoi est mis à la disposition de l’entreprise, il est considéré comme courrier interne. Le courrier provenant d’expéditeurs externes devient courrier interne dès son arrivée dans l’entreprise.

Terme anglais pour désigner le courrier interne. Il s’agit du courrier qui est mis à la disposition de l’entreprise. Y compris le courrier provenant d’expéditeurs externes.

Terme anglais pour désigner le traitement interne du courrier entrant et sortant.

La planification et l’agencement des meubles postaux dans le local aide et facilite le travail des collaborateurs de la salle courrier et constitue ainsi le miroir d’une bonne organisation.

Les envois (lettres, paquets) destinés à des destinataires externes, à savoir les envois qui quittent l’entreprise.

Les envois (lettres, paquets) provenant de l’extérieur.

Organisation du trajet des envois externes et internes depuis l’expédition jusqu’à la livraison.

Organisation des processus en vue du traitement rapide et aisé du courrier entrant et sortant.

Traitement du courrier

Préparation du courrier entrant provenant de points externes et internes en vue de la distribution aux destinataires, par exemple par bâtiment, étage, destinataire, casier.

Préparation des envois sortants en vue d’une expédition rapide, par exemple selon des priorités d’expédition, du type d’expédition, des types d’affranchissement, des prestataires d’expédition, etc.

Envois qui arrivent à l’entreprise déjà sous forme digitale ou qui sont digitalisés dans l’entreprise après leur livraison et qui sont mis à disposition du destinataire par voie électronique.

Courrier sortant qui est déjà disponible sous forme digitale ou qui est digitalisé avant l’expédition.

Distribution des envois postaux aux destinataires.

Internet permet de suivre et de surveiller le trajet d’un envoi depuis l’expédition jusqu’au destinataire. Ce monitorage est souvent mis en place pour des envois nécessitant une preuve de livraison (envois recommandés, paquets) ; à l’intérieur de l’entreprise, il peut être étendu à tous les envois.

Anglais: Etre à l’affût, suivre les traces. Désigne le suivi d’un envoi grâce à Internet depuis l’expédition jusqu’au destinataire. Ce type de monitorage est souvent mis en place pour des envois nécessitant une preuve de livraison (envois recommandés, paquets) ; à l’intérieur de l’entreprise, il peut être étendu à tous les envois.

Mobilier

Zone d’enlèvement du courrier par les destinataires individuels aux étages.

Casier contenant le courrier d’un destinataire ou d’un groupe de destinataires jusqu’à son enlèvement par ces derniers.

Equipements qui répondent à tous les objectifs internes de l’entreprise pour permettre aux destinataires d’enlever personnellement leur courrier.

Mobilier fonctionnel qui répond aux besoins spécifiques de la salle courrier interne d’une entreprise.

Equipements verrouillables pour conserver le courrier jusqu’à son enlèvement par le destinataire.

Système de casiers verrouillables équipé de serrures électroniques. Ne nécessite plus de clés. Ce système élimine la coûteuse administration des clés. L’ouverture des casiers se fait par l’intermédiaire de dispositifs équipés de chips intégrés (p.ex. badge).

Système électronique de casiers verrouillables qui dispose d’un accès online à l’intranet de l’entreprise et qui peut ainsi être intégré au système de contrôle d’accès.

Locaux

Terme anglais désignant le bureau postal, la salle courrier.

Local dans lequel les envois entrants et sortants sont traités.

Système de distribution du courrier destiné à l’enlèvement personnel du courrier par les destinataires et situé dans un endroit central, souvent fortement fréquenté. Fréquemment constitué de casiers verrouillables.

Véhicules

Véhicule grâce auquel le courrier est distribué dans la zone de distribution du courrier interne. Le chariot peut être équipé différemment en fonction des situations.