Systèmes de casiers postaux dynamiques / intelligents: Que faut-il savoir ?
Les 10 points les plus importants
- Processus
Les systèmes de casiers intelligents constituent un élément important de la chaîne de processus de la logistique postale moderne. La première étape consiste à analyser et à définir les processus réels et ceux visés. Il ne s’agit pas seulement de questions concernant le courrier entrant physique ou numérique, mais aussi de l’organisation de tous les événements imaginables, tels que le courrier non récupéré, l’envoi du courrier ou éventuellement aussi de la préparation des ressources dans les casiers (usage multiple). - Ratio d’employés par casier
De combien de casiers avons-nous besoin? C’est souvent la première question posée dans les systèmes dynamiques / intelligents et il n’est pas facile d’y répondre. Dans ce contexte, il faut également prendre en considération les dimensions des casiers, les emplacements, la disponibilité de l’espace et la mise à l’échelle ou la possibilité d’une extension ultérieure. Pour cela, il serait utile d’utiliser d’autres analyses et des expériences recueillies à partir de projets finalisés. - Coordination avec le service informatique
Le cœur de ces systèmes est le logiciel. Les informaticiens doivent être intégrés au projet le plus tôt possible. - Garantie de la mise à jour et protection des données
La base de données du personnel doit être disponible en permanence pour le système et mise à jour régulièrement. Toutes les exigences en matière de protection des données utilisées doivent être garanties. - Hébergement de logiciels
Où le logiciel est-il stocké: dans le cloud ou sur site? - Suivi des expéditions
Grâce à un système de casiers intelligents, il est possible de retracer l’itinéraire des envois depuis leur arrivée dans l’entreprise jusqu’à leur remise au destinataire. L’accusé de réception des envois postaux soumis à vérification par signature n’est donc plus requis. La portée ou les exigences par rapport à cette fonction doivent être décrites dans l’analyse du processus. - Portail libre-service
Les absences, les délégations, les réacheminements sont des cas particuliers qui entraînent d’immenses efforts dans un bureau de poste. La gestion efficace des règles de livraison individuelles est une exigence qui allège considérablement la pression sur le personnel des services postaux. Un portail en libre-service, intégré à l’intranet de l’entreprise, pourrait-il offrir aux utilisateurs la possibilité d’ajuster leurs règles de livraison personnelles en peu de temps ? - Matérialisation
De quel matériau le système de casier devrait-il être fait? Cela inclut des critères tels que la conception, la protection contre les incendies mais aussi les aspects écologiques. - Contrat de niveau de service SLA
La disponibilité attendue des systèmes de casiers intelligents comprenant une armoire, de l’électronique et des logiciels doit être définie par les chefs de projet. Il en résulte des exigences pour le SLA qui définissent clairement les obligations des partenaires et les coûts qui en résultent. - Calendrier
Le temps requis pour l’introduction de casiers intelligents dépend de la complexité du projet global et des exigences du système. Cela peut prendre plusieurs mois.
