Smarte Schliessfachanlagen: Was müssen Sie wissen?
Die 10 wichtigsten Punkte
1. Prozesse
Die smarte Schliessfachanlage bildet ein wichtiges Element in der Prozesskette der modernen Postlogistik. Im ersten Schritt sind die Ist- und Soll-Prozesse zu analysieren resp. zu definieren. Dabei geht es nicht nur um Fragen des physischen oder digitalen Posteinganges, sondern auch um die Organisation aller denkbaren Ereignisse wie z.B. nicht abgeholte Post, des Postversandes oder möglicherweise auch um die Bereitstellung von Ressourcen in den Schliessfächern (Mehrfachnutzung).
2. Ratio Mitarbeiter pro Fach
Wie viele Fächer benötigen wir? Dies ist die oft zuerst gestellte Frage bei dynamischen/intelligenten Systemen und nicht einfach zu beantworten. In diesem Kontext müssen auch Überlegungen zu den Fachdimensionen, Standorten, der Platzverfügbarkeit sowie der Skalierung resp. Möglichkeit der nachträglichen Erweiterung geklärt werden. Dazu sind weitere Analysen und Erfahrungen aus realisierten Projekten von Vorteil.
3. Koordination mit der IT
Das Herz dieser Systeme ist die Software. Die IT-Spezialisten müssen in einer möglichst frühen Phase in das Projekt integriert werden.
4. Gewährleistung Datenaktualität und -sicherheit
Der Personalstamm muss dem System permanent zur Verfügung stehen und regelmässig aktualisiert werden. Dabei muss garantiert sein, dass alle Sicherheitsanforderungen an die verwendeten Daten erfüllt sind.
5. Hosting der Software
Wo ist die Software gespeichert: in der Cloud oder On Premises?
6. Sendungstracking
Mit einer intelligenten Schliessfachlösung besteht die Möglichkeit, den Weg der Sendungen von der Ankunft im Unternehmen bis zur Übergabe an den Empfänger nachvollziehbar zu machen. Empfangsbestätigungen von nachweispflichtigen Poststücken per Unterschrift entfallen somit. Der Umfang resp. die Anforderung an diese Funktion muss in der Prozessanalyse beschrieben sein.
7. Self-Service Portal
Abwesenheiten, Delegationen, Umleitungen sind Sonderfälle, die in einer Poststelle zu immensem Aufwand führen. Individuelle Zustellregeln effizient zu verwalten ist eine Anforderung, die die Mitarbeitenden im Postservice enorm entlastet. Soll mit einem Self-Service Portal, integriert in das firmeneigene Intranet, den Nutzern die Möglichkeit der kurzfristigen Anpassung der persönlichen Zustellregeln zur Verfügung gestellt werden?
8. Materialisierung
Aus welchem Material soll die smarte Schliessfachanlage gefertigt sein? Dazu gehören Kriterien wie Design, Brandschutz aber auch ökologische Aspekte.
9. Service Level Agreement SLA
Die erwartete Verfügbarkeit intelligenter Schließfächer bestehend aus Schrank, Elektronik und Software muss von den Projektverantwortlichen definiert werden. Daraus ergeben sich die Anforderungen an den SLA der die Pflichten der Partner und die daraus resultierenden Kosten klar definiert.
10. Zeitplan
Der Zeitaufwand für die Einführung intelligenter Schliessfächer ist abhängig von der Komplexität der Gesamtprojektes sowie den Anforderungen an das System und kann mehrere Monate in Anspruch nehmen.