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Smarte Schliessfachanlagen: Was müssen Sie wissen?

 Die 10 wichtigsten Punkte

 1. Prozesse

Die smarte Schliessfachanlage bildet ein wichtiges Element in der Prozesskette der modernen Postlogistik. Im ersten Schritt sind die Ist- und Soll-Prozesse zu analysieren resp. zu definieren. Dabei geht es nicht nur um Fragen des physischen oder digitalen Posteinganges, sondern auch um die Organisation aller denkbaren Ereignisse wie z.B. nicht abgeholte Post, des Postversandes oder möglicherweise auch um die Bereitstellung von Ressourcen in den Schliessfächern (Mehrfachnutzung).

2. Ratio Mitarbeiter pro Fach

Wie viele Fächer benötigen wir? Dies ist die oft zuerst gestellte Frage bei dynamischen/intelligenten Systemen und nicht einfach zu beantworten. In diesem Kontext müssen auch Überlegungen zu den Fachdimensionen, Standorten, der Platzverfügbarkeit sowie der Skalierung resp. Möglichkeit der nachträglichen Erweiterung geklärt werden. Dazu sind weitere Analysen und Erfahrungen aus realisierten Projekten von Vorteil.

3. Koordination mit der IT

Das Herz dieser Systeme ist die Software. Die IT-Spezialisten müssen in einer möglichst frühen Phase in das Projekt integriert werden.

4. Gewährleistung Datenaktualität und -sicherheit

Der Personalstamm muss dem System permanent zur Verfügung stehen und regelmässig aktualisiert werden. Dabei muss garantiert sein, dass alle Sicherheitsanforderungen an die verwendeten Daten erfüllt sind.

5. Hosting der Software

Wo ist die Software gespeichert: in der Cloud oder On Premises?

6. Sendungstracking

Mit einer intelligenten Schliessfachlösung besteht die Möglichkeit, den Weg der Sendungen von der Ankunft im Unternehmen bis zur Übergabe an den Empfänger nachvollziehbar zu machen. Empfangsbestätigungen von nachweispflichtigen Poststücken per Unterschrift entfallen somit. Der Umfang resp. die Anforderung an diese Funktion muss in der Prozessanalyse beschrieben sein.

7. Self-Service Portal

Abwesenheiten, Delegationen, Umleitungen sind Sonderfälle, die in einer Poststelle zu immensem Aufwand führen. Individuelle Zustellregeln effizient zu verwalten ist eine Anforderung, die die Mitarbeitenden im Postservice enorm entlastet. Soll mit einem Self-Service Portal, integriert in das firmeneigene Intranet, den Nutzern die Möglichkeit der kurzfristigen Anpassung der persönlichen Zustellregeln zur Verfügung gestellt werden?

8. Materialisierung

Aus welchem Material soll die smarte Schliessfachanlage gefertigt sein? Dazu gehören Kriterien wie Design, Brandschutz aber auch ökologische Aspekte.

9. Service Level Agreement SLA

Die erwartete Verfügbarkeit intelligenter Schließfächer bestehend aus Schrank, Elektronik und Software muss von den Projektverantwortlichen definiert werden. Daraus ergeben sich die Anforderungen an den SLA der die Pflichten der Partner und die daraus resultierenden Kosten klar definiert.

10. Zeitplan

Der Zeitaufwand für die Einführung intelligenter Schliessfächer ist abhängig von der Komplexität der Gesamtprojektes sowie den Anforderungen an das System und kann mehrere Monate in Anspruch nehmen.

Nachverfolgbarkeit von sensiblen Sendungen

Warum sollen Objekte durch Inhouse-Tracking nachverfolgt werden?

Hierfür gibt es viele Gründe: Inhouse-Tracking erhöht die Sicherheit, Nachweisbarkeit, Zeitersparnis, Transparenz, Service, Vermeidung von Papier, Übertrag von Verantwortung etc.

Das Argument, «ein geringes Tagesvolumen an Einschreiben oder Paketen werde in der Firma angeliefert», ist der falsche Ansatz. Es geht um die Wertigkeit einer Sendung. Dies kann die unterschiedlichsten Objekte betreffen, welche in einer Unternehmung eingehen, zirkulieren und verlassen.

Stellen Sie sich eine Uhren-Manufaktur vor, welche wertvolle Uhren zur Reparatur zugestellt bekommt. Das Objekt muss inhouse diverse Prozessstellen durchlaufen, bis sie repariert und wieder sicher und nachvollziehbar die Manufaktur verlässt. Wertvolle Produktionsteile aus Gold, Silber und Edelstahl, welche inhouse vom Lager an die Linien befördern werden müssen, dürfen nicht verschwinden.

Geht eine sensible Sendung oder ein wertvolles Objekt inhouse verloren oder wird sie zwischenzeitlich verlegt, ist sprichwörtlich der Teufel los! Eine zeitaufwendige und kostspielige Suche wird gestartet.

Zeit ist Geld!

Nachstehend erklären wir Ihnen den Nutzen von Inhouse-Tracking im Vergleich zu einer herkömmlichen Bearbeitung. Es handelt sich um direkte Einsparungen, die durch den Zeitgewinn für die Benutzer erreicht werden.

  1. Empfangszeit zur Vorsortierung und Verteilung
    Der Produktivitätsgewinn verglichen mit identischen herkömmlichen Bearbeitungslösungen beträgt 50 % bei der Registrierung beim Empfang der Objekte und 20 % bei der Übergabe oder Verteilung dieser Objekte.
  2. Einarbeitung
    Die Schulung eines neuen Benutzers beträgt ungefähr 8 Stunden. Danach ist er in der Lage, Objekte zu sortieren und zu verteilen. Er wird durch das Inhouse-Tracking-Tool, z.B. ISITRAC, geleitet und betreut.
  3. Bearbeitungszeit der Fehler bei Sortierung und Verteilung
    Die Fehlerquote bei der Sortierung und Verteilung von Objekten ist sehr gering. Sie gewinnen Zeit, die sonst bei der Bearbeitung falsch verteilter Objekte verloren geht:

    • Zeitgewinn da keine Bearbeitung von Reklamationen
    • Zeitgewinn da keine Neusortierung
  4. Aktualisierung der Sortierungs- und Verteilpläne
    Die automatische Funktion ermöglicht eine sofortige Aktualisierung des Sortierungs- und Verteilplans. So vermeiden Sie alle Fehler und Sie gewinnen Zeit, die sonst für die Beseitigung dieser Fehler verloren geht. Zusätzlich sparen Sie die Zeit, die bei der Aktualisierung von Tabellen, Dateien und Adressbüchern, die bei manueller Sortierung anfallen.
  5. Zählung und Ausdruck von Statistiken
    Die Nachverfolgung ermöglicht automatische Zählungen und die Einrichtung eines automatischen Reportings. Sie sparen Zeit, die sonst für alle manuellen Zählungen und Eingaben auf dem Computer für das Reporting verloren geht.
  6. Zustellung von Nachrichten oder Telefonanrufe zur Benachrichtigung der Empfänger:
    Die Funktion „E-Mail“ ermöglicht die automatische Benachrichtigung der Empfänger. Sie sparen Zeit, die sonst durch Nachrichten und Anrufe verloren geht.
  7. Suche
    Mit den Suchfunktionen nach Mehrfachkriterien in der Datenbank finden Sie schnell die gewünschten Informationen.
  8. Archivierungszeit
    Papierfrei: Sie sparen Zeit, die sonst für die Archivierung herkömmlicher Sendungsverfolgungsunterlagen verloren geht.

Digitalisierung – wie startet man am besten?

Liebe Postprofis,

Die Komplexität der Einführung digitaler Verwaltungsprozesse ist erheblich und die Frage ist, wie beginnt man diesen Prozess am besten?

8 Argumente für die digitale Postbearbeitung

Die erste zu stellende Frage ist, warum beschreitet man diesen Weg? Es muss ja konkreten Nutzen geben, ansonsten lässt man lieber die Finger davon. Am Lehrstuhl für Marketing der Steinbeis-Hochschule in Berlin werden acht Kernargumente für die digitale Postbearbeitung genannt, die einerseits Vorteile bringen, andererseits beachtet werden müssen:

  1. Die Grenzkosten, also die zusätzlichen Kosten der erbrachten Leistung, sind geringer als bei analogen Verfahren.
  2. Informationen sind in gleicher Form schneller verfügbar und kopierbar.
  3. Digitale Daten können schneller zusammengefasst und analysiert werden.
  4. Die Informationen sind, entgegen analogen Daten, raum- und zeitunabhängig bereitstellbar.
  5. Es ergeben sich neue Sicherheitsanforderungen durch die wesentlich schneller verbreitbaren und auch zugänglichen Daten.
  6. Die Geschwindigkeit der Kommunikation und des Informationsaustausches nimmt enorm zu.
  7. Es entstehen neue Anforderungen an der Mensch/Maschine-Schnittstelle. Es müssen digitale Daten wieder in analog verfügbare Informationen transferiert werden. Beispiele sind Sprachcomputer wie Siri oder Alexa. Aber auch Bedienoberflächen an diversen Terminals und Eingabegeräten gehören dazu. Hier sind die Ergonomie und Bedienerfreundlichkeit für effiziente Arbeitsweise von grosser Bedeutung.
  8. Die Transaktionskosten sinken enorm. Hiermit sind Speicherkosten, Suchkosten und Übermittlungskosten gemeint.

Der erste Schritt in die digitale Postbearbeitung

Wenn ein Unternehmen oder eine Organisation in die Systematisierung ihrer Digitalisierungsprozesse einsteigt, dann sollte das mit einem initialen Workshop begonnen werden. Folgende Parteien sollten daran teilnehmen:

Poststelle

Die Poststelle ist als erste Instanz, bei der alle physischen Informationen eingehen, wichtiger Teilnehmer. Hier muss zukünftig die wesentliche Arbeit bei der Umsetzung von analogen Briefinformationen in digitale Daten und deren Aufbereitung für die nachfolgenden Fachbereiche erbracht werden.

Interne Organisationsabteillung und Geschäftsleitung

Die interne Organisationsabteilung sollte im Boot sein, denn es werden sich Abläufe und Verfahren ändern und diese neuen Regelungen und Absprachen müssen der Geschäftsleitung vorgetragen werden.

Ohne die Geschäftsleitung und die Festlegung von grundsätzlichen Vorgaben funktioniert die Einführung der Digitalisierung nicht.

IT-Abteilung

Die IT ist früh zu beteiligen, um von Anfang an die richtigen Wege einzuschlagen. So manches mal höre ich, dass man ja Multifunktionskopierer für den Einstieg in das Scannen nehmen könne. Hiervon ist dringend abzuraten und der IT müssen die Gründe dafür transparent erklärt werden.

Personalabteilung

Die Personalabteilung muss ebenfalls früh einbezogen werden. Oftmals bestehen unberechtigte Sorgen im Unternehmen. So zum Beispiel, dass Arbeit in der Poststelle wegfällt, was mitnichten der Fall ist. Im Gegenteil, wahrscheinlich kommt mehr Arbeit auf die Poststellen zu. In jedem Fall ändern sich die Anforderungen und Arbeitsweisen vieler Menschen in vielen Bereichen des Unternehmens und dafür müssen die Weichen gestellt werden.

Arbeitsabläufe vereinfachen und standardisieren

Was kann nun ein Initialworkshop leisten, um den Einstieg so reibungslos wie möglich zu erzielen? Von erfahrenen Praktikern sind die absoluten Notwendigkeiten und Voraussetzungen auszuarbeiten, ohne die man nicht beginnen sollte. Es geht hier um Organisationsrichtlinien, Arbeitsweisen in der Poststelle, der Postkorbgestaltung der Empfänger und viele rechtliche Fragen. Ein sich banal anhörendes Thema sind immer wieder die Brieföffnungsregeln. Auch ist der Umgang mit Werbesendungen, die einen erheblichen Anteil im Posteingang ausmachen, festzulegen. Ebenso müssen verbindliche Vorgaben für Privatsendungen in Briefform und bei den elektronischen Medien definiert werden. Ohne ein komplettes Umdenken und eine konsequente Vereinfachung der Arbeitsabläufe einhergehend mit einer umfassenden Standardisierung sollte man erst gar nicht beginnen. Als Ergebnis sollte bei dem Workshop eine erste Definition der zu erledigenden Aufgaben und eine erste Abschätzung zum Kosten- Nutzenverhältnis herauskommen.

Der nächste Schritt ist dann, sich das grundsätzliche OK der Geschäftsleitung einzuholen. In der Folge ist ein verfeinertes Umsetzungskonzept mit Projektaussagen zu Kosten und Laufzeit zu erarbeiten, um ein Unternehmensprojekt im Konsens mit den wichtigsten Beteiligten zu starten, wozu dann auch die Rechtsabteilung einzubeziehen hat.

Sie sehen also, dass Digitalisierung einen „Rundumschlag“ im Unternehmen auslöst. Holen Sie sich zu Beginn Fachleute, die die Leitplanken mitbestimmen und Anfangsfehler vermeiden helfen.

Autor: Klaus Gettwart
Fachexperte und Seminarleiter der InfoLog Akademie.

Syspost optimiert die mobile Postverteilung im Kantonsspital Graubünden

Mobile Postverteilung – auf Grossbetriebe zugeschnitten

Kantonsspital Graubünden: Patientenwohl und Wirtschaftlichkeit

Das Kantonsspital Graubünden ist das medizinische Zentrum der Südostschweiz. Rund 51‘000 Patienten finden hier jedes Jahr eine kompetente Behand­lung. Zum traditionsreichen Spital mit heute 33 Fachgebieten gehören drei nahe beieinander gelegene Institutionen: der Hauptstandort, Standort Kreuzspital und Standort Frauenklinik Fontana. Mit ca. 2’000 Mitarbeitenden in medizinischer Versorgung und Verwaltung ist das Kantonsspital Graubünden der grösste selbstständige Arbeitgeber des Kantons. Patientenwohl und Wirtschaftlichkeit fordern laufend Verbesserungen. Mit grossen Neu- und Ausbauten wird das Kantonsspital Graubünden bis 2022 auch baulich aufgewertet und auf zukünftige Bedürfnisse ausgerichtet.

Postoptimierung am Haupt­standort

Der Hauptstandort ist ein weitläufiges Gelände mit mehreren miteinander verbundenen Gebäuden. Die Postbewirtschaftung wurde bisher über eine interne Poststelle zentral abgewickelt: Zweimal täglich holten vierzig Mitarbeitende jeweils die Post für die einzelnen Stationen ab. Weite Wege für viele – bei sinkendem Postvolumen, weil immer mehr per E-Mail kommuniziert wird. Der Poststellenmitarbeiter mit 80-Prozent-Pensum stand ausschliesslich für die Postbewirtschaftung und die Schalterbetreuung am Morgen und Nachmittag im Einsatz.

Effizienz steigern

2012 gab die Spitaldirektion intern eine Postoptimierung in Auftrag, mit dem Ziel, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Eine Arbeitsgruppe unter Führung von Joachim Wocher, Teamleiter Logistik, formulierte die Ansprüche an eine neue Lösung mit Hilfe einer Nutzwertmatrix. Die wichtigsten Kriterien: Sicherheit (Briefgeheimnis), Kosten, Optimierung der Poststellendienstleistungen und die Zukunfts­fähigkeit für die geplanten Neubauten. Nach der Variantendiskussion fiel die Entscheidung – nicht zugunsten eines Poststellenausbaus, sondern für eine mobile Lösung mit zentraler Sortierung: Die Post soll künftig mit vier Wagen zu den Kunden an vier gut erreichbare Standorte geliefert werden.

Evaluation: Syspost bietet mehr

Mehrere Logistiklieferanten wurden für Offerten eingeladen. Neben den Kosten bestimmten die Aussenmasse der mobilen Einheiten wegen der Transportwege in Korridoren und Liften, leichte Manöv­rierbarkeit, praktische Bedienung und die zweckmässige Konzeption der Wagen die Wahl. Syspost erhielt den Zuschlag, weil ihre massgeschneiderte Lösung auch optisch ansprechend gestaltet ist. Das elektronische Schliesssystem funktioniert batteriegestützt – die Energieversorgung erfolgt ohne Kabel als Stolperfalle.

Zudem umfasste das Leistungspaket von Syspost auch Ideen für zusätzliche Projektoptimierungen. So lässt sich das Fachsystem für ankommende und abgehende externe und interne Post einfach als schneller Kommunikationsweg nutzen: Dank einem Einwurfschlitz in den Postfächern können die Nutzer am Standort ihre Post an interne Empfänger selber ins entsprechende Fach im Ver­teil­wagen legen. Die Zutrittsberechtigung ist ein prioritärer Sicherheitsfaktor im Spital. Sie erfolgt über die Mitarbeiterbadges. Der Zugang zu den Post­fächern konnte ins bestehende System des Hauses integriert werden, das für die Zutrittskontrolle, die Zeiterfassung und zum Bezahlen in Kantine und Cafeteria dient.

Einsatzbereit am Tag nach der Lieferung

Die mobile Postverteilung hat alle Erwartungen an eine Effizienzsteigerung aufs Beste erfüllt. Der Verteilprozess ist sicher, einfach und bequem. Viele Wege werden eingespart und eine interne Reorganisation der Poststelle wurde möglich: Die Schalteröffnung liess sich auf ein kurzes Zeitfenster am Nachmittag begrenzen. Der Poststellenmitarbeiter hat jetzt – neben dem Bearbeiten der an- und abgehenden Post, dem Einsortieren in die vier Wagen und dem Verschieben der Fahrzeuge an die Etagenstandorte – Zeit für weitere qualifizierte Arbeiten. Nach einer kurzen Mitarbeiter-Einführung durch Syspost hat das neue System sofort zuverlässig funktioniert. Joachim Wocher: «Wir konnten alle Effekte, die wir uns gewünscht haben, vom ersten Tag an nutzen.»

Weitblickende Beratung – ein echter Mehrwert

Das Kantonsspital Graubünden steckt mitten in einer Aus-und Umbauphase. Umso mehr gilt es, auch bei der Postbewirtschaftung die künftige interne Weiterentwicklung und die technischen Innovationsmöglichkeiten in die Über­legungen einzubeziehen. Mobile und stationäre Fachsysteme sind ausbaufähig. Syspost entwickelt sie individuell – und adäquat für kleinere Aufgaben oder für komplexe Organisationsstrukturen.

Syspost entwickelt für SIG in Vernier multifunktionale Postfächer

Die Firmeninternen Postfächer werden multifunktional

Ausgezeichnete Idee, aber…

Die Services Industriels de Genève SIG (Industrielle Betriebe Genf) sind eine grosse und stark dezentralisierte Firma. Allein der Sitz in Le Lignon beschäftigt über 1’200 Menschen. Eine Fahrzeug­flotte, Fotoapparate, Laptops und andere Geräte werden der Belegschaft des Sitzes temporär zur Verfügung gestellt. Für deren Verwaltung suchten Bernard Calzavara, Leiter Service-Center, und Julien Vierray, stellvertretender Leiter der Einheit Kundenbeziehungen und Services, eine einfache und interaktive Lösung. Diese Lösung sollte auch ausserhalb der Schalterstunden zugänglich sein – Tag und Nacht.

…wie lässt sie sich umsetzen?

Bei einer Präsentation der elektronischen Postfachlösung von Syspost entdeckten Julien Vierray und Bernard Calzavara das Potenzial dieses badgegesteuerten Systems: Die Fächer sind individuell planbar, um alle von den SIG gewünschten Fahrzeugschlüssel und Arbeitsgeräte aufzunehmen. Aber wie sollten Reservierung, Abnahme, Rückgabe und Tracking der einzelnen Gegenstände elektronisch verwaltet werden?

Effizienz – ein Muss

Als öffentlicher Betrieb im Dienst von über 250‘000 Kunden müssen die SIG exemplarisch sein in Bezug auf Effizienz. Für die neue interne Dienstleistung waren also nicht nur eine hohe Benutzerfreundlichkeit und eine totale Verfügbarkeit gefragt. Sie hatte auch effizienter zu sein als das bisherige System mit Abnahme und Rückgabe am Schalter.

Ein erfahrenes Team für die SIG

Die SIG teilten Syspost ihre Anforderun­gen mit. Nach eingehender Analyse kam Syspost zum Schluss, das Projekt ist realisierbar, und stellte ein Disziplinen übergreifendes Team von Spezialisten zusammen: Informatiker, Elektroniker und Stahlmöbelhersteller, die bereits ähnliche Aufgaben gelöst hatten. Die Verantwortlichen der SIG bildeten mit dieser Gruppe ein Projektteam.

Rückmeldungen durchwegs positiv

SIG nannte das neue System ServiceBOX. Von der Idee bis zur fertigen Lösung dauerte es nur ein Jahr. Installiert wurde die in den Farben der Serviceabteilung gestaltete Fachanlage im Eingangsbereich der SIG. Alles funktioniert Tag und Nacht zur vollen Zufriedenheit der Nutzer und der Projektverantwortlichen. Anlässlich einer Umfrage, an welcher über 70% der Angefragten teilnahmen, äusserten sich 97% der Antwortenden zufrieden bis sehr zufrieden über die neue Lösung. Auch die einfache Bedienung wurde durch 97% bestätigt – und sogar 99% meldeten, die ServiceBOX erfülle genau ihre Bedürfnisse.

Dank der ServiceBOX reduzierte sich der Aufwand für die Verwaltung der Reservationen um 50%. Über 3’500 Papierrapporte pro Jahr werden eingespart, da das System die Abgabe- und Rückgabezeiten der Fahrzeuge oder des Materials automatisch registriert. Der zuständige Mitarbeiter kann sich neuen Aufgaben zuwenden und empfindet die vorgenommene Änderung als Aufwertung seines Arbeitsplatzes.

Intuitive, einfache Benutzung

Die durch die Arbeitsgruppe entwickelte Handhabung des Systems ist sehr intuitiv: Der Benutzer öffnet die Webanwendung NetLocker, wählt das gewünschte Fahrzeug aus, bucht und geht – ab dem gewählten Zeitpunkt – zur ServiceBOX. Er öffnet mit seinem Badge das Fach des Fahrzeugschlüssels, nimmt diesen heraus und legt ihn am Ende der Reservierungszeit mit Hilfe des Badges ins gleiche Fach zurück. Die interne Verrechnung wird automatisch ausgelöst. Damit ist der gesamte Vorgang abgeschlossen. Für Fotoapparate und Laptops sind die Prozesse identisch.

Das System hat übrigens unerwartete Auswirkungen offenbart: Da den Nutzern mehr Wahlfreiheit und Selbstständigkeit gewährt werden, zeigen sie sich disziplinierter als früher: Sie füllen nun fast immer den Tank für den Nachfolger auf, bevor sie das Fahrzeug zurückgeben.

Weiterentwicklung vorgesehen

Bernard Calzavara und Julien Vierray sind sehr zufrieden. Sie planen bereits einen Leistungsausbau der Lösung: Optimierung der Verwaltung der Fahrzeugflotte, Nutzung von Netlocker für die Buchung von Arbeits- und Sitzungsräumen in Le Lignon, Diversifikation der Leistungen im Transportbereich. Denn das Potenzial von ServiceBOX und Software ist noch längst nicht ausgeschöpft und weitere Anwendungen für die interne Kundschaft sind denkbar und möglich.

Case Study: Services Industriels de Genève SIG, Le Lignon, Vernier

Syspost enwickelt für Meyer Burger eine Postabholanlage mit Schliessfachlösung

Postabholanlage: Flexible Schliessfachlösung – mit Badge

60 Jahre Meyer Burger

Meyer Burger ist eine weltweit tätige Technologiegruppe in der Solarindustrie mit 2000 Mitarbeitenden auf drei Kontinenten. Das Unternehmen wurde 1953 gegründet. Im neu gebauten Hauptsitz in Gwatt sind neben den Produktionsschwerpunkten Wafertechnik und Modulherstellung auch Geschäftsleitung, Forschung und Entwicklung, Prozess-Kontrolle und Global Services zusammengefasst.

Innovativer Bau

Wegweisende, ökologisch nachhaltige Architektur, Offenheit und Transparenz charakterisieren den 2012 fertiggestellten Hauptsitz des Technologiekonzerns. Am Bauwerk sind eigene Kompetenzen im Bereich Energiekonzept verwirklicht und innovative Leistungen integriert, zum Beispiel die Photovoltaikanlage in den Fassaden. Das Gebäude bietet Ersatz für ein Dutzend bisherige Firmenstandorte in der Region und Raum für 480 Mitarbeitende.

Postreorganisation mitgeplant

Mit der Fokussierung auf einen einzigen Standort wurden alle organisatorischen Abläufe möglichst rationell gestaltet – auch beim Postwesen. Bisher hatte man die Post zweimal täglich verteilt. Neu holen die Mitarbeitenden ihre Briefe selber ab oder bringen sie zum Versand. Dafür kam nur eine zentrale Postfachanlage in Frage, und zwar an einem Ort, der für alle Firmenmitarbeitenden und Postdienste ohne Umwege erreichbar ist: beim Haupteingang.

Zentrale Postabholanlage – elektronische Schliessfachlösung

Die Postabholanlage befindet sich in einem schlichten Raum unmittelbar neben dem Empfangsbereich. Die 64 Fächer werden von der dahinterliegenden internen Poststelle bedient. Morgens ab halb acht und nachmittags ab halb zwei kann jeder Berechtigte seine Post in Empfang nehmen: Badge an den Leser halten – und das Schliessfach springt auf. Die abgehende Post wird in einen separaten Briefkasten eingeworfen und von dort weiterspediert. Mit dieser Lösung hat jeder Mitarbeitende quasi am Arbeitsweg diskreten Zugang zu seinen Postsendungen. Die aufwändige Postverteilung und -sammlung entfällt. Wo früher zwei ganze Stellen zu besetzen waren, erledigt heute eine Mitarbeiterin das Sortieren in täglich zwei bis drei Stunden – und hat Kapazität für weitere Aufgaben. Das spart Personalkosten. Die Investitionen für die Anlage rechnen sich schnell.

Problemlose Integration in das Zutrittssystem

Das Badge-System wird von einem Verantwortlichen zentral betreut. Es ist einfach zu bedienen und leicht zu aktualisieren. Das ist wichtig, weil bei Ferienabsenzen oder internen Umstrukturierungen andere oder zusätzliche Berechtigte schnell Zugriff auf das Schliessfach haben müssen. Syspost hat Meyer Burger für die Ausgestaltung der Postfachanlage beraten, das Projekt entwickelt, alles Mobiliar und die elektronischen Schlösser geliefert. Für die Integration in das gewählte Zutrittssystem berücksichtigte Meyer Burger eigene Lieferanten. Dank guter Zusammenarbeit auf allen Ebenen des Projekts und Flexibilität auf allen Seiten konnte eine hervorragende, massgeschneiderte Lösung gefunden werden. «Genial, schön, ohne Schnickschnack», so Roger Gärber, Leiter Infrastruktur.

Ein Badge – viele Kombinationsmöglichkeiten

Bei Meyer Burger erfolgt nicht nur der Zugang zu den Postschliessfächern elektronisch. Mit dem einen Badge erhält ein Mitarbeitender individuellen Zutritt zum Gebäude oder zu einzelnen Gebäudeteilen – abgestimmt nach seiner Berechtigung und dem erforderlichen Zeitrahmen. Der Badge funktioniert als Identifikationsausweis im Betrieb, dient der Zeiterfassung und kann für bargeldloses Zahlen in der hauseigenen Cafeteria und am Snackautomaten eingesetzt werden. Herausragendes Merkmal des Badge ist seine Sicherheit als Instrument zur Zutrittskontrolle. Und was alle Nutzer besonders freut: Man trägt nur noch einen einzigen «Schlüssel» bei sich. Die Syspost-Lösung ist mit jeder Technologie im Bereich Zutrittskontrollsysteme kompatibel.

Case Study: Meyer Burger, Gwatt/Thun BE

Syspost beschleunigt die Postverteilung bei Walter Meier

Postverteilung: Optimierungsidee in funktionelle Lösung umgesetzt

75 Jahre Walter Meier

Walter Meier ist ein internationaler Klima- und Fertigungskonzern mit 1700 Mitarbeitenden in über 70 Ländern. Das 1937 gegründete Unternehmen ist in Schwerzenbach bei Zürich domiziliert, wo sich auch der Hauptsitz von Walter Meier befindet.

Das Servicecenter interne Post

Die interne Poststelle hat den Auftrag, den Brief- und Paketverkehr für insgesamt 270 Mitarbeitende in Konzernverwaltung und fünf verschiedenen Abteilungen effizient zu bewältigen. Mit Post bedient werden auch externe Servicestellen und eingemietete Firmen.

Die Ausgangslage der Postverteilung

Die Post musste bisher von den Mit­arbeitenden der diversen Gebäudestandorte im Postbüro abgeholt und angeliefert werden. die Postverteilung benötigte viel Zeitaufwand und geschah oft unregelmässig. Ausserdem genügten Raum­organisation und -gestaltung der Poststelle den Anforderungen nicht mehr. Ein Systemwechsel mit einer beschleunigten Postverteilung drängte sich auf.

Die Lösung

Neu bedienen die Postmitarbeitenden vier Verteilzentren in zwei Gebäuden.
Die Feinverteilung von diesen vier Servicepoints aus übernehmen die einzelnen Abteilungen. Die Folge: gesteigerte Effi­zienz beim Sortieren und Zustellen der Briefpost – um 9.30 Uhr sind die durchschnittlich 800 bis 1200 Briefsendungen garantiert verteilt und für alle Empfänger verfügbar. Auch in den ausgewählten Abteilungen, die direkt beliefert werden.

Der neuartige Ansatz der Postverteilung

Für die raschere Bewältigung der Brief­post prüften die Verantwortlichen von Walter Meier zusammen mit Syspost eine effiziente und gleichzeitig einfache Lösungsidee: Die Briefe sollen direkt in mobile Fachanlagen zwischen zwei Tischen einsortiert werden, um sie anschliessend zu den vier Servicepoints zu befördern und einzufächern. Der zeitraubende Zwischenschritt des Befüllens eines Postwagens entfällt. Syspost entwickelte für diese Lösung Sortiergestelle auf Rädern mit allen erforderlichen Eigenschaften: wenig Eigengewicht, gute Manövrierbarkeit auf engem Raum. Praktisch ist zudem der Platz im «Untergeschoss» des Wagens für die Ausgangspost-Sammel­behälter. Zwei Verteilwagen be­dienen heute die vier Servicepoints auf den Etagen, die aus speziell flammhemmen­dem Material gefertigt sind.

Erwartungen erfüllt

Heute ist die Post schneller bei den Emp­fängern: Das Anliefern und Abholen regelt die Poststelle zu fixen Tageszeiten. Mit den massgeschneiderten Sortiergestellen sparen die Postverarbeitenden einen Arbeitsschritt in der hektischsten Tageszeit am Morgen.

Der Mailroom entspricht den Anforderungen an eine gute Organisation. Er bietet eine angenehme Arbeitsumgebung und ist ein übersichtlicher Arbeitsort mit viel Stauraum und einer ästhetisch ansprechenden Möblierung. Neben den erforderlichen Apparaturen für die Post sind weitere Geräte integriert: für Kopier-, Druck- und Verpackungsaufträge. Die Poststelle ist heute ein Servicezentrum, das sich jederzeit flexibel ausbauen lässt.

Case Study: Walter Meier, Schwerzenbach ZH