Das NewWork Dilemma – digitale Freiheit trifft analoge Grenzen
Offene Büros, flexible Arbeitszeiten, hybride Teams – New Work verspricht Agilität, Kreativität und Selbstbestimmung. Für viele Unternehmen in der Schweiz ist das längst Realität.
Wir haben gelernt, ortsunabhängig zu arbeiten, digital zu kommunizieren und in der Cloud Projekte zu steuern. Doch mitten in dieser digitalen Perfektion entsteht ein analoges Problem:
Was passiert mit den physischen Dingen?
Das neue Diensthandy, der wichtige Vertrag, der heute noch zugestellt werden muss, oder einfach der Fahrradhelm, wenn der Arbeitsplatz flexibel vergeben ist. Hier liegt das NewWork Dilemma: Die digitale Welt ist flexibel – doch unsere physische Infrastruktur und Prozesse sind es oft nicht.
Die Folge: Medienbrüche, Reibungsverluste und Sicherheitsrisiken.
1. Das Mensch-Raum-Dilemma – fehlende persönliche Ankerpunkte
Flexible Arbeitsplatzkonzepte fördern Austausch und Kreativität, rauben den Mitarbeitenden aber den persönlichen „Ankerplatz“. Wohin mit Laptop-Tasche, Helm oder Sportkleidung?
Ohne sichere Ablagemöglichkeit werden persönliche Dinge zu einem ständigen Begleiter – oder landen ungesichert in Gemeinschaftsbereichen. Der fehlende Stauraum führt zu Unzufriedenheit und belastet den Arbeitsalltag.
2. Drei Kernprobleme moderner Arbeitswelten
Digitale Tools ermöglichen asynchrone Zusammenarbeit. Doch sobald ein physischer Gegenstand übergeben werden muss, entstehen Hürden:
- Ein neues IT-Gerät ist bereit, der Mitarbeitende aber im Homeoffice.
- Ein Messgerät liegt im verschlossenen Schrank eines abwesenden Kollegen.
- Verträge und Fahrzeugschlüssel werden zur organisatorischen Odyssee.
Das Ergebnis: Produktivitätsverluste, Wartezeiten und unnötige Kosten – nur weil analoge Übergaben nicht in den digitalen Workflow eingebettet sind.
3. Das Sicherheits-Dilemma – Compliance-Lücken und Risiken
In klassischen Büros gab es klare Übergaben und Unterschriften. Heute entstehen Lücken: Wer hat zuletzt ein Gerät genutzt? Ist ein vertraulicher Brief wirklich beim Empfänger angekommen?
Manuelle Listen und Postkörbe sind nicht nur ineffizient, sondern auch riskant für Datenschutz und Compliance.
Smarte Schließfachanlagen als Brücke zwischen digital und physisch
Um das NewWork Dilemma zu lösen, braucht es smarte Schließfachanlagen. Sie kombinieren:
- Elektronisch gesicherte Fächer für Post, IT-Equipment oder persönliche Gegenstände
- Standardsoftware wie NetLocker, die Prozesse, Berechtigungen und Nachweise in Echtzeit steuert
So entsteht ein „phygitales“ Büro: physische Übergaben sind genauso transparent, sicher und messbar wie digitale Workflows.
Beispiele:
- Ein IT-Ticket wird automatisch geschlossen, sobald das Gerät im Fach entnommen wurde.
- Onboarding-Prozesse werden revisionssicher dokumentiert, wenn der neue Mitarbeitende Laptop und Zugangskarte abholt.
- Postverteilung im Unternehmen funktioniert ohne Medienbruch, mit Stellvertretungsregelungen und Nachverfolgbarkeit.
Warum Syspost der richtige Partner ist
Die Syspost AG ist Spezialist für smarte Schließfachanlagen in der Schweiz. Mit über 500 Referenzkunden gehören wir zu den führenden Anbietern, wenn es um moderne Mailrooms und digitale Übergabeprozesse geht.
Unsere Mission: Brücken bauen zwischen digitalem Workflow und physischer Realität – für effiziente, sichere und zukunftsfähige Arbeitswelten.
Häufige Fragen zu smarten Schließfachanlagen in der Schweiz
1. Was ist das „NewWork Dilemma“?
Das NewWork Dilemma beschreibt die Lücke zwischen digitalen, flexiblen Arbeitsmodellen und den noch analogen Prozessen bei der Übergabe physischer Gegenstände wie Post, IT-Equipment oder vertrauliche Dokumente.
2. Welche Vorteile bringen smarte Schließfachanlagen?
Sie ermöglichen sichere und nachvollziehbare Übergaben, sparen Zeit durch Benachrichtigungsfunktionen, reduzieren organisatorische Hürden und erfüllen hohe Datenschutz- und Compliance-Standards.
3. Wo können smarte Schließfachanlagen eingesetzt werden?
Typische Einsatzbereiche sind Postverteilung im Unternehmen, Verwaltung persönlicher Fächer (Personal Lockers), IT-Übergaben, Schlüsselverwaltung oder die sichere Aufbewahrung vertraulicher Dokumente.
4. Warum NetLocker?
NetLocker ist eine in Deutschland entwickelte Standardsoftware, die in der Schweiz von Syspost implementiert wird. Sie bietet maximale Flexibilität, umfangreiches Rollen- und Berechtigungsmanagement sowie nahtlose Integration in HR- oder ERP-Systeme.
5. Wer setzt bereits auf diese Lösungen?
Unter anderem Unternehmen wie Nestlé, Zürich Versicherung, RTL Deutschland, GIZ und Roche Diagnostics International vertrauen auf NetLocker.
