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Matoma übernimmt die schweizerische Syspost AG

strategische Partnerschaft durch ausgebaut

05.11.2019, Trossingen, Wallisellen

Das Software Unternehmen Matoma GmbH aus dem schwäbischen Trossingen hat die Syspost AG aus Wallisellen übernommen. Die auf Poststelleneinrichtung spezialisierte Schweizer Unternehmung hat in den vergangenen Jahren erfolgreich die Transition vom Mobiliarlieferanten zum Lösungsanbieter für IT-gestützte Postlogistik-Lösungen durchschritten. Gemeinsam konnten sie ihre jahrzehntelange Erfahrung in den Poststellenprozessen hervorragend in entsprechende Software überführen. Somit steht heute ein modernstes Lösungsportfolio für Kunden in der Schweiz bereit. Eric Breitenmoser, Geschäftsführer der Syspost AG, freut sich über diesen Schritt.

Die Kooperation zwischen Matoma und Syspost besteht bereits seit 2009. Mit NetLocker, einer umfassenden Softwarelösung für die Steuerung von dynamischen Schliessfachanlagen und zur lückenlosen Dokumentation der Poststückverläufe ab der Poststelle der Unternehmen, konnte aus Pilotprojekten und den Bedürfnissen des Marktes ein erfolgreiches Produkt geschaffen werden. Mate Jovic, Geschäftsführer der Matoma GmbH, erklärt, dass namhafte Konzerne der Schweiz und erste Kunden in Deutschland wiederholt auf das Tandem Matoma und Syspost AG setzen. Der Schritt der Konkretisierung der Partnerschaft durch die strategische Beteiligung war somit nur noch logisch.

Die Syspost AG bleibt unverändert als eigenständiges Unternehmen am Markt aktiv. Durch die Beteiligungsverhältnisse erwarten Matoma und Syspost eine Bündelung der Leistungsbereiche und eine Steigerung der Marktpräsenz.

Über die Matoma GmbH

1997 gegründetes Software Unternehmen mit Schwerpunkten auf Software-Entwicklung auf Basis modernster Internet Technologien. 16 Mitarbeiter am Standort Trossingen betreiben etablierte Lösungen für Marketing Automation, Alumni Management und Individualsoftware für 450 Kunden aus Mittelstand, Hochschulen und Konzernen.

weitere Informationen: www.matoma.de

Über die Syspost AG

Die Syspost AG aus Wallisellen bei Zürich ist Spezialist für die interne Postlogistik. Sie setzt auf optimale Postorganisation und effiziente Prozessgestaltung. Neue Kundenbedürfnisse führen über konsequente Beratung zu technisch innovativen und modernen Lösungen. Ein qualifiziertes Partnernetzwerk unterstützt bei der Verwirklichung grösster Projekte, bei denen die Syspost als Generalunternehmer auftritt.

Die Syspost AG, im Jahr 2000 gegründet, ist der Marktführer für Poststellen-Einrichtungen und Postverteilsysteme in der Schweiz.

weitere Informationen: www.syspost.ch

Über NetLocker

Die Digitalisierung der eingehenden Unternehmenspost hat in den vergangenen Jahren beachtliche Fortschritte gemacht. Was übrig bleibt, muss dennoch physisch zugestellt werden: Einschreiben, Originale, Zertifikate, Kataloge, Warensendungen – Bei tausenden Mitarbeitern immer noch hunderte von Sendungen pro Tag.

NetLocker ist die Software, die Poststellen unterstützt, die Postsendungen zuverlässig, sicher, flexibel und nachvollziehbar zuzustellen.

Die Poststücke werden dabei durch die Mitarbeiter der Unternehmenspoststelle in zentrale Postfachanlagen zugestellt und dann von den Empfängern (die per E-Mail informiert wurden) dort abgeholt. Die Identifikation erfolgt über das Auslesen des Mitarbeiterausweises. Die Zuteilung der Postfächer erfolgt dynamisch je nach Volumen der empfangenen Poststücke. Mit NetLocker werden Postfachanlagen dynamisch und smart.

NetLocker ist ein Produkt der Matoma GmbH.

weitere Informationen: www.netlocker.de

Syspost entwickelt für SIG in Vernier multifunktionale Postfächer

Die Firmeninternen Postfächer werden multifunktional

Ausgezeichnete Idee, aber…

Die Services Industriels de Genève SIG (Industrielle Betriebe Genf) sind eine grosse und stark dezentralisierte Firma. Allein der Sitz in Le Lignon beschäftigt über 1’200 Menschen. Eine Fahrzeug­flotte, Fotoapparate, Laptops und andere Geräte werden der Belegschaft des Sitzes temporär zur Verfügung gestellt. Für deren Verwaltung suchten Bernard Calzavara, Leiter Service-Center, und Julien Vierray, stellvertretender Leiter der Einheit Kundenbeziehungen und Services, eine einfache und interaktive Lösung. Diese Lösung sollte auch ausserhalb der Schalterstunden zugänglich sein – Tag und Nacht.

…wie lässt sie sich umsetzen?

Bei einer Präsentation der elektronischen Postfachlösung von Syspost entdeckten Julien Vierray und Bernard Calzavara das Potenzial dieses badgegesteuerten Systems: Die Fächer sind individuell planbar, um alle von den SIG gewünschten Fahrzeugschlüssel und Arbeitsgeräte aufzunehmen. Aber wie sollten Reservierung, Abnahme, Rückgabe und Tracking der einzelnen Gegenstände elektronisch verwaltet werden?

Effizienz – ein Muss

Als öffentlicher Betrieb im Dienst von über 250‘000 Kunden müssen die SIG exemplarisch sein in Bezug auf Effizienz. Für die neue interne Dienstleistung waren also nicht nur eine hohe Benutzerfreundlichkeit und eine totale Verfügbarkeit gefragt. Sie hatte auch effizienter zu sein als das bisherige System mit Abnahme und Rückgabe am Schalter.

Ein erfahrenes Team für die SIG

Die SIG teilten Syspost ihre Anforderun­gen mit. Nach eingehender Analyse kam Syspost zum Schluss, das Projekt ist realisierbar, und stellte ein Disziplinen übergreifendes Team von Spezialisten zusammen: Informatiker, Elektroniker und Stahlmöbelhersteller, die bereits ähnliche Aufgaben gelöst hatten. Die Verantwortlichen der SIG bildeten mit dieser Gruppe ein Projektteam.

Rückmeldungen durchwegs positiv

SIG nannte das neue System ServiceBOX. Von der Idee bis zur fertigen Lösung dauerte es nur ein Jahr. Installiert wurde die in den Farben der Serviceabteilung gestaltete Fachanlage im Eingangsbereich der SIG. Alles funktioniert Tag und Nacht zur vollen Zufriedenheit der Nutzer und der Projektverantwortlichen. Anlässlich einer Umfrage, an welcher über 70% der Angefragten teilnahmen, äusserten sich 97% der Antwortenden zufrieden bis sehr zufrieden über die neue Lösung. Auch die einfache Bedienung wurde durch 97% bestätigt – und sogar 99% meldeten, die ServiceBOX erfülle genau ihre Bedürfnisse.

Dank der ServiceBOX reduzierte sich der Aufwand für die Verwaltung der Reservationen um 50%. Über 3’500 Papierrapporte pro Jahr werden eingespart, da das System die Abgabe- und Rückgabezeiten der Fahrzeuge oder des Materials automatisch registriert. Der zuständige Mitarbeiter kann sich neuen Aufgaben zuwenden und empfindet die vorgenommene Änderung als Aufwertung seines Arbeitsplatzes.

Intuitive, einfache Benutzung

Die durch die Arbeitsgruppe entwickelte Handhabung des Systems ist sehr intuitiv: Der Benutzer öffnet die Webanwendung NetLocker, wählt das gewünschte Fahrzeug aus, bucht und geht – ab dem gewählten Zeitpunkt – zur ServiceBOX. Er öffnet mit seinem Badge das Fach des Fahrzeugschlüssels, nimmt diesen heraus und legt ihn am Ende der Reservierungszeit mit Hilfe des Badges ins gleiche Fach zurück. Die interne Verrechnung wird automatisch ausgelöst. Damit ist der gesamte Vorgang abgeschlossen. Für Fotoapparate und Laptops sind die Prozesse identisch.

Das System hat übrigens unerwartete Auswirkungen offenbart: Da den Nutzern mehr Wahlfreiheit und Selbstständigkeit gewährt werden, zeigen sie sich disziplinierter als früher: Sie füllen nun fast immer den Tank für den Nachfolger auf, bevor sie das Fahrzeug zurückgeben.

Weiterentwicklung vorgesehen

Bernard Calzavara und Julien Vierray sind sehr zufrieden. Sie planen bereits einen Leistungsausbau der Lösung: Optimierung der Verwaltung der Fahrzeugflotte, Nutzung von Netlocker für die Buchung von Arbeits- und Sitzungsräumen in Le Lignon, Diversifikation der Leistungen im Transportbereich. Denn das Potenzial von ServiceBOX und Software ist noch längst nicht ausgeschöpft und weitere Anwendungen für die interne Kundschaft sind denkbar und möglich.

Case Study: Services Industriels de Genève SIG, Le Lignon, Vernier