Die neuesten Marktentwicklungen und Trends

Klassische versus digitale Postbearbeitung: Vor- und Nachteile

Digital-Mailroom – Die Poststelle mit Zukunft

• • Markttrends und Entwicklungen
  • Bedeutung, Ansehen und Image der Poststelle
  • Digital Mailroom – Bedeutung und Funktion[/av_one_half]
  • Geänderte Rolle von Poststellen in Unternehmen
  • Integration in die Informations- und Dokumentenlogistik
  • Welche Post ist zu digitalisieren

Grundbegriffe

• • Dokumenten-Management-Systeme und Digitalisierung von Post
  • Definitionen und Grundbegriffe
  • Definition Digitalisierung
  • Digitalisierungsmethoden: frühes, begleitendes, spätes Scannen und die Vor- und Nachteile
  • Dokumententypen: strukturiert, teilstrukturiert, unstrukturiert, maschinengeschrieben, handschriftlich

Prozesse der digitalen Posteingangsbearbeitung und Postverteilung

• • Prozessschritte bei der Digitalisierung
  • Den Posteingang richtig übernehmen und für das Scannen vorbereiten
  • Klassifizieren: Kennzeichnung und Erkennung unterschiedlicher Dokumententypen
  • Indizieren: So werden Daten übernommen und überprüft
  • Archivieren: Daten dauerhaft und sicher speichern
  • Musterprozess Digitalisierung
  • Paradigmenwechsel in der Postbearbeitung
  • Aufgabenverteilung und Anforderungen an nachgelagerte Bereiche

Technik- und Softwareeinsatz

• • Hardware: Brieföffner, Posteingangssysteme, Scanverfahren und Scanner am Markt
  • Klassische versus integrierte Scanverfahren
  • Software: OCR-ICR- Verfahren und Erkennungsraten
  • Benchmark Software: Was ist die beste OCR-Software am Markt?
  • Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung und Dunkelverarbeitung
  • Schnittstellen zwischen Postbearbeitung und Fachabteilungen

Kosten und Verfahren der klassischen und digitalen Postbearbeitung, Optimierung mittels Kennzahlen, Benchmarking mit anderen Unternehmen

• • Betriebswirtschaftliche Betrachtung physischer und digitaler Postbearbeitung
  • Benchmarking von Postdienstleistungen: Methoden und Techniken im Überblick
  • Kostenrechnung im Postdienst: Kernprozesse und Kostenarten
  • Rationalisierungs- und Einsparpotenziale durch Digitalisierung
  • Kostenvergleich physischer und digitaler Postbearbeitung
  • Wer spart bei der Digitalisierung?

Rechtliche Rahmenbedingungen

• • Brieföffnung, Briefgeheimnis und Datenschutz
  • Persönliche und private Post
  • Vernichtung von Dokumenten nach dem Scannen
  • Archivierung und Aufbewahrungsfristen
  • Nationale und internationale Standards (TR RESISCAN und TR-ESOR, ZUGFeRD)

Anwendungsbereiche der Digitalisierung

• • Rechnungseingangsbearbeitung
  • Digitale Personalakte
  • Digitales Vertragsmanagement

Einführung der digitalen Postbearbeitung

• • Wie Sie Ihre Projektziele definieren
  • Das richtige Projektteam
  • Wer sind die Projektmitarbeiter, wer sind Entscheider
  • Die Rolle von IT, Controlling und Geschäftsführung
  • Was sind Erfahrungen und Risiken aus Praxisprojekten
  • Die richtige Projektplanung und -organisation
  • Niemanden vergessen: projektbeteiligte Abteilungen und Bereich

Outsourcing – Vor- und Nachteile

• • Vorteile Outsourcing
  • Nachteile Outsourcing
  • Outsourcing und Outtasking (Teilvergabe von Dienstleistungen)
  • Schnittstelle zu den Dienstleistern
  • Inhaus- versus externe Lösungen